基金会财务标准及要求
《北京市西部阳光农村发展基金会财务标准及要求》以《中华人民共和国会计法》的原则和《非赢利组织财务准则》为基础。
一、财务人员配备
1. 本基金会财务核算工作应由取得国家承认会计资格的人员完成。
二、账册设置和资料保存
2. 本基金会财务应独立建账并装订成册。
3. 所有财务单据和记录,包括账本、报表、记账凭证、发票和收据、结算清单、明细单、小票、附件等应妥善保存,以便财务检查和审计。
三、财务报告
4. 本基金会财务每月负责向理事长及秘书长报送财务报告。项目外包、合作的,项目合作伙伴应按期报送财务报告:财务报告应每季度报送一次,项目结束后一个月内报送总的财务报告。项目较短的在项目结束后的一个月内提交项目结束财务报告,项目合作伙伴应确保财务报告的内容真实、完整。
* 财务预算报告提交程序:预算方案完成人→项目总监(同时提交秘书长和财务主管),原则上三个工作日内给予回复,如无回复视同同意,可正式向外提交。
* 项目决策报告格式:如捐赠方无格式文本,提交人应使用基金会内部统一格式文本;
* 提交流程:财务→项目负责人→项目总监;决算报告由财务主管及项目总监签字后向外报送.
四、收入和支出
5. 本基金会所有捐赠收入及其它收入都应归基金会统一管理支配。
6. 货币资金管理细则
* 现金使用仅限于差旅费、工资及日常小额报销支出,其它支出按货币资金管理规定应通过开户银行转账完成,原则上库存现金余额不高于伍万元,如有特殊用途需增加现金库存量的出纳人员需向财务主管特别申请。
* 基金会大额资金投资理财由财务主管提出方案,报秘书长通过;
7. 预算内资金借(请)款流程:借(请)款人—→财务主管—→秘书长(或秘书长授权的相关管理人员);
8. 预算外资金借(请)款流程:借(请)款人→财务主管→秘书长;
9. 本基金会项目预算内资金由项目人员全权负责,项目人员应把项目书备案财务后严格按照批准预算的用途、标准、数量、金额使用,不得私自或单方改变用途或占用。如有变更,必须有书面文件在财务部备案。如因项目人员的过错或失职给本基金会的财务带来损失或风险者,财务部有权提出对项目负责人或连带责任人进行处罚,情况严重者送交司法机关。
10. 非限定性资金用于原有项目延伸的由项目负责人提出申请,经秘书长办公会议(秘书长、项目总监、财务主管)讨论通过;
11. 非限定性资金用于其它事项的,该事项经理事会讨论通过,资金使用由秘书长办公会通过拨付;
12. 外包、合作项目及支持平台同样执行本基金会的财务制度,财务审计时按本基金会财务制度为标准。
13. 外包、合作项目及支持平台不可预见费用的使用应事先征得本基金会项目负责人的书面同意.
14. 资金预算中的人员现金补贴,包括顾问费、专家费、工作补贴、劳务费等不应超过批准预算的人数、工作天数、标准、合计金额,领取现金补贴必须由本人签字,不能代领。
15. 报销细则,原则上所发生的票据应在当月报销,如因工作原因不能及时报销的要在次月报销完毕;报销时间一般为周一和周四;
16.费用的报销流程:经手人—→财务审核—→秘书长(或秘书长授权的相关管理人员)审批;
17. 报销以下费用时应提供相应明细单或附件:
* 在酒店举办会议或培训报销食宿费、会议室租金:需要在发票后附酒店提供的结算明细清单;
*举办会议或其它活动报销费用中不允许出现烟和酒水类(或类似)的消费。
* 报销餐费需有秘书长签字审批:需要说明用餐日期、用餐人、报销理由;
* 经过一段工作周期后(例:西部阳光行动项目在每期志愿者宣讲招募完成后),可酌情考虑由工作人员出面和相关人员、志愿者简单聚餐一次。餐费的报销本着节俭的原则,所发生的费用金额一般情况下每人每次不超过20元;
* 招待和基金会业务上有往来的外部人员,所发生的费用金额一般情况下每人每次不超过40元。
* 访点或考察报销租车费:需要在发票后注明用车期间、用车人、目的地、用车目的、租车单价等信息;
* 市内交通报销出租车费:需要在车票上注明用车日期、用车人、用车目的、目的地、出租车费金额等信息;(如交通票和实际支出不匹配时应按要求详细填写“交通登记表”)。
* 县城内或农村地区,小额的交通费因客观原因不能取得发票,根据实际在当地的出差时间,每人每天补助交通费5元。
* 报销必要的办公用品或文具:需要在发票后附超市小票或明细清单;
* 报销打印费或复印费:需要在发票后附打印或复印资料的名称、数量、单价等信息;
18. 发放现金、物资应编制相应的花名册注明领受人的姓名、身份证号码、单位、职务、领受物品的名称、数量并由领受人本人签字。
19. 工作人员报销差旅费,由出差人在一次出差结束后及时填写差旅费报销单,(一般情况下,不超过五个工作日),在预算标准范围内结清费用。
* 出差人员出差回来应向财务审核人员提供出差报告,财务人员根据出差报告对发票进行审核,对其有异议的可以询问出差人员。不能提供出差报告者,财务人员可以拒绝对其费用的报销。
* 出差期间的差旅补贴暂订为市级以上城市每天每人为:50.00元,市级以下(或出差地在员工自己家附近的)地区为每人每天40.00元;员工出差的住宿费及路费原则上实报实销,住宿费一宿最高限额为180.00元;本着节约的原则,出差期间出差人自行或相关方协助解决住宿的,原则上不再报销住宿费,每天每人补助30元。
* 员工的报销票据由本人对其妥善保管,如因自己原由丢失票据者的,第一次丢失,由出差人写明丢失原由后,按同等价格票据的90%报销,出差人有义务找同等金额同等类型的发票顶用。第二次丢失者按同等价格票据的80%报销;第三次丢失按同等价格票据的50%报销。
20. 由于客观原因不能取得正式发票,如支付民间运输费、个体搬运费、向农户购买物资等,可以使用白条入账,但需要注明所支付费用的详细资料,并由经手人和证明人签字。如使用税务局临时发票,应将原始单据作为附件入账。
五:资产及物资管理规定:
21. 使用本基金会的资金购买2,000元以上高价值商品或购买大量低价值商品时,购买者应征求至少三家供应商的书面报价,在权衡质量、性能、价格、售后服务等因素后再决定购买。报价资料应与购货发票共同保存。固定资产在使用中应遵循以下原则:
22. 领用固定资产,领用人必需在固定资产领用簿上亲笔签名。固定资产领用后归领用人使用,使用期间应保持固定资产的清净,完好无缺。不能人为损坏,若有人为者以经发现,按原价赔偿。如领用人不小心丢失者按折旧净值来赔偿。如果有于自然损坏的,有其固定资产使用人员对其负责修理,但必需由使用人在固定资产登记簿上签字:并注明修理原因和时间,一切手续完备后,修理费用才可报销。使用人离职时,固定资产应交回。由财务人员对其盘查登记。
23. 固定资产的监管,北京办公室的固定资产管理由财务负责,兰州办公室的资产管理由兰州办公室负责人负责.
24. 固定资产盘点,原则上在年末或相关工作人员辞职或更换工作岗位时完成。
25.低值易耗品及办公用品领用规定:(低值易耗品:一般情况下指单位价值低于1000元,使用时间不超过一年的资产,例如U盘等) 对低值易耗品及办公用品的管理应设置登记簿,领用或以本基金会的资金购买低值易耗品或办公用品后应及时在领用簿上签字,签字后方可领用和报销。低值易耗品的使用时间一般情况下最低为一年,(若领用者领用的为旧的低值品,使用时间可适当缩短,具体缩短时间由财务人员对其做出规定)。在领用后,一年内丢失的由其丢失人员按原价对其赔偿,如若不赔在两年内不允许领用或以公款购买同类型的低值易耗品。在员工离职时,使用人应将其交回。由财务部门对其进行登记。
26.向外捐赠的物资,由经办人按规定向本基金会财务提供“物资捐赠清单”;
27. 物资用于活动的,由经办人按规定向本基金会财务提供“物资使用清单”。
六:小型基建项目
28. 使用本基金会的资金超过10万元人民币进行小型基础设施建设应通过公开招标方式确定施工方。工程估价、招标、投标、定标、中标等文件应妥善保存。
七:项目外包、合作及支持平台资金管理和审计
29. 本基金会发现项目合作伙伴或受助方对资金管理使用不当出现重大失误时,可以中止拨款并追回已拨款项和使用项目资金购置的设备。
30. 项目结束后,项目合作伙伴不能自行处置项目余款,余款应拨回本基金会。
31. 本基金会有权派遣本机构财务/审计人员或聘请其他个人或团体对所支持项目的财务状况进行独立的财务检查或审计,项目合作伙伴应提供相关资料和工作便利,积极协助配合。
秘书长批准:
北京市西部阳光农村发展基金会
2012年1月4日修订